3.1 Avtalsarkiv

Det finns krav på att en verkstad ska ha kunskap och kontroll på avtal som berör och personal och verksamhet.
Ledningen/verkstadsansvarig ska ha kunskap om vilka ingångna avtal som finns. Till exempel kanna till: återvinningsavtal, renhållningsavtal, andra leverantörsavtal, däckavtal, samarbetsavtal eller kundavtal etc.

Ett avtalsarkiv är ett ställe där du noterar vilka avtal du har och lägger in påminnelser som gör att du t ex inte missar att omförhandla bättre priser när det blir dags för det.

 

Du har kanske avtal som år efter år ruller på utan att du tittar på dem? Kan du få bättre villkor eller skall du titta dig om efter en annan leverantör? Uppfyller tjänsten fortfarande dina behov, eller har du fått nya behov? De leverantörer som är viktiga för verksamheten som du inte har ett skrivet avtal med får du kontakta och be om ett sådan. Det kan vara ett bra tillfälle för dig att förnya din verksamhet genom uppstramade och mera tidsenliga avtalsvillkor för just din verksamhet.

Alla avtal skall innehålla bolagets organisationsnummer för att vara giltigt. Befintliga avtal som inte skall förnyas skriver du in i systemet. Om du vill kan du även ladda upp dem digitalt. Alternativt kan du skapa en avtalspärm uppdelat i olika flikar. Tex: Leverantörsavtal, Samarbetsavtal och Kundavtal

Förslag

Avtalspart kan tex. vara: Telia
Organisationsnummer: xxxxxx-xxxx
Avtalstyp: Välj från listan: Leverantörsavtal
Avser: Mobilabonnemang Pelle
Slutdatum: Ange slutdatum för avtalet
Leverantörsbedömning:
A – Godkänd huvudleverantör: Leverantören har hög servicegrad – flexibilitet – kravförståelse, lång erfarenhet, leveransprecision, god totalekonomi, enstaka avvikelser, aktiva i kvalitets– miljöfrågor.
B – Alternativ leverantör. Leverantören har acceptabel servicegrad – samarbetsvillig, tillfredställande leverans-er, få avvikelser, någorlunda prisvärd, vaken i kvalitets – miljöfrågor.
C – Leverantör under observation. Leverantören har samarbetssvårigheter, flertal avvikelser, låg totalekonomi. Dålig förståelse för kvalitets – miljöfrågor. Saknas alternativ. Oftast ifyllt under reklamation nedan.
D – Leverantören är underkänd. Ny leverantör skall hittas inom kort.

Påminnelse: Kontrollera i avtalet när avtalet skall sägas upp innan nästa period påbörjas. Ofta 3 månader innan ny period påbörjas.

 

 

Ledningen/verkstadsansvarig ska ha kunskap om vilka ingångna avtal som finns. Till exempel känna till: återvinningsavtal, renhållningsavtal, leverantörsavtal, däckavtal, samarbetsavtal etc