7.3 System för hantering av Arbetsorder och fakturering

DMS-system (dokumenthanteringssystem) för faktura och arbetsorderhantering. Dataprogram avsedda för verksamheten såsom Winassist, Infoflex ADP eller Kobra. Verkstaden skall kunna visa upp ett fungerande arbetsorder- och faktureringsprogram.

DMS står för dealer management system också kallat verkstadsprogram eller affärssystem i vanlig tal.

 

 

Det hjälper dig att administrera dina dokument, arbetsorder och faktureringen. Rätt program kommer att hjälpa dig i det administrativa arbetet.

 

Fem viktiga punkter att tänka på kring införandet av ett affärssystem för fordonsbranschen. Väljer du rätt från början så slipper du titta i backspegeln och ångra ett dåligt val.

1. Prioritera genomförandet

Idag är det möjligt att effektivisera de flesta av sina affärsprocesser, vilket kan leda till betydande besparingar i både tid och pengar. Det är avgörande för företagets framgång och bör prioriteras.

2. Vad får det kosta?

Vad skulle en ny leverantör med ett annat affärssystem kunna bidra med och vad skulle det kosta företaget? Hur mycket är den initiala investeringen? Vad kommer den nödvändiga licens- och supportkostnaden att hamna på och hur lång bindningstid erbjuder din leverantör?

3. Se till att få en bra integration till aktuella branschsystem

Det är viktigt med integrationer för att underhålla ett affärssystem med korrekta uppgifter, undvika dubbelarbete och svara mot branschens krav. Möjlighet att koppla in en kontrollenhet och arbeta enligt kassaregisterlagen är en grundläggande förutsättning. Många företag har idag ekonomipersonalen utanför huset och då är det en fördel med ett system som kan exportera bokföringsdata enligt den SIE standard som alla ekonomisystem idag hanterar.

4. Bra utbildning – rätt arbetssätt

Ett användarvänligt affärssystem bör inte ta avsevärd tid att lära sig, men det finns alltid en inlärningskurva och den skiljer sig från person till person. Varje medarbetare ska ges den tid som krävs för att bekanta sig med systemet, men utbildningen ska inte sluta där. Det bör även avsättas tid för vidareutbildning. Införande av ett nytt affärssystem är ett gyllene tillfälle att se över sina processer och ta lärdom av det effektiva arbetsätt som är tänkt med det nya systemet.

IT + kunskap leder till ökad lönsamhet!

5. Välj rätt partner – ni får ett långvarigt förhållande

När man ska köpa ett nytt affärssystem bör man ha bedömt leverantören som helhet. ”Verkar de trovärdiga? Förstår de mitt företag och min bransch? Kommer jag att få personlig service och support?” Det är viktigt att du väger in både fakta och får rätt känsla av leverantören.